Metodología y procedimientos de implantación de sistemas de gestión.
La Metodología y procedimiento de implantación se desglosa en las siguientes etapas:
Diagnóstico de la situación actual
Con este diagnóstico se pondrán de manifiesto aquellos procesos que intervienen en la calidad, determinando los parámetros clave sobre los que hay que actuar y los que habrá que considerar en el posterior diseño del sistema.
El trabajo a desarrollar constará de tres fases relacionadas entre si:
Estudio y preparación. Consiste en llevar a cabo un análisis conjunto de la finalidad y enfoque de los trabajos posteriores.
Para ello se realizarán una serie de reuniones con la Dirección de la empresa con el fin de:
- Presentar el equipo de trabajo.
- Determinar el personal colaborador de la propia empresa.
- Establecer los objetivos y alcance del diagnóstico.
- Información al personal de la empresa de la realización del diagnóstico.
- Obtención de información base(Consulta de documentos). Se realizará una exhaustiva toma de datos de a las actividades desarrolladas en la empresa.
La herramienta de trabajo serán las reuniones, con la dirección y con el personal implicado en las secciones a estudiar que se estime necesario. Se hará especial hincapié en:
- Esquema de procesos.
- Información sobre los procesos desarrollados.
- Conocimiento de la actual política de calidad de la empresa.
- Sistema de gestión de la calidad existente.
- Procedimientos actuales de gestión de la calidad.
- Evaluación y planificación de actividades. Análisis de la organización, actividades de control, documentación general y específica, y su grado de implantación y cumplimiento.
En esta primera fase y tras la evaluación citada, se establecerán las secciones del Manual de la Calidad y Procedimientos de la Calidad que deban ser elaborados.
Diseño e implantación del sistema
1. Manual de Calidad. Las tareas a desarrollar son las siguientes:
- Con los datos recabados y la colaboración del personal de la empresa, se elaborará el borrador para comentarios del Manual de Calidad.
- Presentación del Manual para su lectura y comentarios.
- Análisis conjunto con la empresa sobre los comentarios que existan para su solución e inclusión en el Manual.
- Elaboración de la edición definitiva del Manual de Calidad.
2. Elaboración de los procedimientos e instrucciones de calidad. Las actividades a llevar a cabo son las siguientes:
- Fijar conjuntamente con la empresa el alcance y contenido de cada Procedimiento.
- En esta etapa, conjuntamente con la empresa, se analizarán formatos, impresos, registros o cualquier otro tipo de documentación que esté emitida por la empresa y que sea aplicable o sirva como referencia para elaborar el Sistema de la Calidad.
- Elaboración y presentación del borrador para revisión y análisis de cada Procedimiento.
- Recopilación de comentarios de los responsables de la empresa surgidos como consecuencia de la revisión.
- Análisis de los comentarios surgidos para la elaboración de la edición definitiva de cada Procedimiento.
3. Ayuda técnica a la implantación del sistema. La metodología de actuación se basa en:
- Explicaciones o aclaraciones al Sistema de la Calidad con las personas implicadas.
- Establecimiento de actividades para la implantación.
- Evaluación final del grado de implantación del Sistema, con el fin de detectar posibles desviaciones y proponer las soluciones oportunas.
Auditorías del sistema de gestión de la calidad
La auditoría está dividida en las siguientes etapas:
- Planificación de la auditoría: Se define el alcance y objeto, se determinan los recursos asignados, se define el calendario de la auditoría y las normas y procedimientos a emplear, se elabora el plan de auditoría y el check list.
- Auditoría interna: Esta fase comprende la reunión inaugural, visita a las instalaciones, verificación del sistema, declaraciones del auditado y realización de los resúmenes diarios.
- Elaboración del informe y conclusiones: Se elaborará un pre-informe de auditoría dirigido a la dirección de la empresa mediante una reunión final. Tras esta reunión, y con lo que en ella se acuerde, se realizará el informe final.
- Fase de cierre de la auditoría y acciones correctoras: Tras la realización de la auditoría y del consiguiente informe, se definen, si cabe, de las acciones correctoras pertinentes se evaluará la respuesta del auditado. Esta fase finaliza con la entrega de la documentación y registros oficiales de la auditoría.
Auditoría externa Una vez implantado el Sistema, se debería proceder a la tramitación del expediente para certificación según la norma que corresponda.