Metodología
Metodología y procedimientos de implantación de sistemas de gestión.
La Metodología y procedimiento de implantación se desglosa en las siguientes etapas:
Diagnóstico de la situación actual
Con este diagnóstico se pondrán de manifiesto aquellos procesos que intervienen en la calidad, determinando los parámetros clave sobre los que hay que actuar y los que habrá que considerar en el posterior diseño del sistema.
El trabajo a desarrollar constará de tres fases relacionadas entre si:
Estudio y preparación. Consiste en llevar a cabo un análisis conjunto de la finalidad y enfoque de los trabajos posteriores. Para ello se realizarán una serie de reuniones con la Dirección de la empresa con el fin de:
- Presentar el equipo de trabajo.
- Determinar el personal colaborador de la propia empresa.
- Establecer los objetivos y alcance del diagnóstico.
- Información al personal de la empresa de la realización del diagnóstico.
- Obtención de información base(Consulta de documentos). Se realizará una exhaustiva toma de datos de a las actividades desarrolladas en la empresa.
La herramienta de trabajo serán las reuniones, con la dirección y con el personal implicado en las secciones a estudiar que se estime necesario. Se hará especial hincapié en:
- Esquema de procesos.
- Información sobre los procesos desarrollados.
- Conocimiento de la actual política de calidad de la empresa.
- Sistema de gestión de la calidad existente.
- Procedimientos actuales de gestión de la calidad.
- Evaluación y planificación de actividades. Análisis de la organización, actividades de control, documentación general y específica, y su grado de implantación y cumplimiento.
En esta primera fase y tras la evaluación citada, se establecerán las secciones del Manual de la Calidad y Procedimientos de la Calidad que deban ser elaborados.
Diseño e implantación del sistema
La fase de diseño e implantación del sistema de gestión de la calidad se subdivide a su vez en las siguientes actividades:
1. Manual de Calidad. Las tareas a desarrollar son las siguientes:
- Con los datos recabados y la colaboración del personal de la empresa, se elaborará el borrador para comentarios del Manual de Calidad.
- Presentación del Manual para su lectura y comentarios.
- Análisis conjunto con la empresa sobre los comentarios que existan para su solución e inclusión en el Manual.
- Elaboración de la edición definitiva del Manual de Calidad.
2. Elaboración de los procedimientos e instrucciones de calidad. Las actividades a llevar a cabo son las siguientes:
- Fijar conjuntamente con la empresa el alcance y contenido de cada Procedimiento.
- En esta etapa, conjuntamente con la empresa, se analizarán formatos, impresos, registros o cualquier otro tipo de documentación que esté emitida por la empresa y que sea aplicable o sirva como referencia para elaborar el Sistema de la Calidad.
- Elaboración y presentación del borrador para revisión y análisis de cada Procedimiento.
- Recopilación de comentarios de los responsables de la empresa surgidos como consecuencia de la revisión.
- Análisis de los comentarios surgidos para la elaboración de la edición definitiva de cada Procedimiento.
3. Ayuda técnica a la implantación del sistema. La metodología de actuación se basa en:
- Explicaciones o aclaraciones al Sistema de la Calidad con las personas implicadas.
- Establecimiento de actividades para la implantación.
- Evaluación final del grado de implantación del Sistema, con el fin de detectar posibles desviaciones y proponer las soluciones oportunas.
Auditorías del sistema de gestión de la calidad
Auditoría interna. Una vez implantado el sistema la empresa realizará una auditoría interna del mismo con el fin de comprobar su adecuación a la norma correspondiente.
La auditoría está dividida en las siguientes etapas:
- Planificación de la auditoría: Se define el alcance y objeto, se determinan los recursos asignados, se define el calendario de la auditoría y las normas y procedimientos a emplear, se elabora el plan de auditoría y el check list.
- Auditoría interna: Esta fase comprende la reunión inaugural, visita a las instalaciones, verificación del sistema, declaraciones del auditado y realización de los resúmenes diarios.
- Elaboración del informe y conclusiones: Se elaborará un pre-informe de auditoría dirigido a la dirección de la empresa mediante una reunión final. Tras esta reunión, y con lo que en ella se acuerde, se realizará el informe final.
- Fase de cierre de la auditoría y acciones correctoras: Tras la realización de la auditoría y del consiguiente informe, se definen, si cabe, de las acciones correctoras pertinentes se evaluará la respuesta del auditado. Esta fase finaliza con la entrega de la documentación y registros oficiales de la auditoría.
Auditoría externa Una vez implantado el Sistema, se debería proceder a la tramitación del expediente para certificación según la norma que corresponda.
